Waarom veilig gedrag begint bij het begrijpen van het brein

Lead Your Mind is een advies- en opleidingsbureau dat organisaties begeleidt bij het vertalen van neurowetenschappelijke inzichten naar de werkvloer, met focus op gedragsverandering, veiligheid en welzijn. Oprichtster Margot De Vos combineert een achtergrond in human resources met neuropsychologische kennis en werkt met bedrijven waar veiligheid een topprioriteit is. Als officiële partner van SafeStart vertaalt zij hun wetenschappelijk onderbouwde inzichten naar de Belgische organisatiecontext.

Van human resources naar het brein: een persoonlijk kantelpunt

Ik ben altijd gefascineerd geweest door mensen. Waarom doen we wat we doen? Wat drijft ons? En hoe kunnen we mensen laten floreren in een werkomgeving? Die vragen hebben mij jarenlang gedreven binnen human resources.

In 2015 werd ik echter zwaar ziek. De diagnose: autonome dysfunctie, een aandoening waarbij het autonome zenuwstelsel niet correct functioneert. Mijn lichaam ging volledig in shutdown. Stappen lukte niet meer, praten en eten gingen moeizaam. De professor die me de diagnose gaf, zei dat ik ermee zou moeten leren leven. Dat moment veranderde alles.

Ik begon mij intensief te verdiepen in neurowetenschappen en neuropsychologie, eerst om mezelf beter te begrijpen en opnieuw te kunnen functioneren. Maar gaandeweg begon ik ook een duidelijke link te zien met de uitdagingen waar organisaties dagelijks mee worstelen.
Bedrijven willen impact hebben op het gedrag van hun mensen: minder fouten, betere prestaties, meer veilig gedrag. Maar de aanpak die ze daarvoor inzetten, sluit vaak niet aan bij hoe het brein nu eenmaal werkt.

In organisaties waar veiligheid prioriteit nummer één was, zag ik telkens dezelfde patronen terugkomen: nieuwe procedures, extra regels, bijkomende opleidingen, maar vaak zonder duurzame gedragsverandering als resultaat. Zo ontstond geleidelijk wat ik vandaag ‘Brain Based Safety’ noem: een visie op veiligheid die vertrekt vanuit het menselijk brein. In 2020 richtte ik Lead Your Mind op om die brug tussen brein, gedrag, veiligheid en welzijn expliciet te maken.

Brain Based Safety: veilig gedrag begrijpen vanuit het brein

Brain Based Safety vertrekt vanuit één fundamenteel inzicht: het brein stuurt gedrag aan.

Wie wil inzetten op veilig gedrag, doet er goed aan eerst te begrijpen hoe dat brein werkt.

Dat klinkt evident. En toch bouwen veiligheidsprogramma’s vandaag nog grotendeels verder op kennis, regels en procedures. Medewerkers krijgen informatie, leren wat gevaarlijk is en tekenen voor ontvangst van de veiligheidsprocedure. Daarna verwacht de organisatie dat ze zich veilig gedragen. Maar zo werkt gedragsverandering niet.

Hoe vaak proberen we niet het gedrag van anderen te veranderen? Collega’s, partners, kinderen… om vervolgens vast te stellen dat dit niet lukt. En we beseffen dat allemaal wel maar toch vergeten we het: je kan een ander niet veranderen. Je kan alleen jezélf veranderen. Maar dat gedrag verandert ook niet omdat je iets weet. Gedrag verandert pas als je het zelf wilt, de nood voelt om iets te veranderen. Je hebt dus allereerst die bewustwording nodig. En die krijg je niet door nog een procedure toe te voegen, maar door de juiste vragen te stellen.

De centrale vraag binnen Brain Based Safety luidt dan ook: hoe zorg je ervoor dat mensen die intrinsieke nood voelen om zich veilig te gedragen?

De klassieke risicomatrix mist de menselijke factor

Veel organisaties baseren hun veiligheidsbeleid nog steeds op de klassieke risicomatrix, een model dat tientallen jaren geleden ontstond vanuit een ingenieurslogica. Die matrix vertrekt vanuit het idee dat de zwaarste incidenten zich vooral situeren in de meest gevaarlijke situaties. En dat klopt voor procesveiligheid. Denk aan metaalmoeheid, een brekende staalkabel of een hydraulische leiding die bezwijkt.

Maar wanneer je kijkt naar incidentrapporten in de praktijk, zie je een opvallend ander beeld. Ernstige letsels en dodelijke ongevallen gebeuren statistisch gezien vaak niet in de extreme gevarenzones, maar net in de alledaagse, vertrouwde situaties waar de aandacht verslapt. De gewone trap. De vlakke vloer. De routinehandeling die iemand al duizend keer heeft uitgevoerd.

De klassieke risicomatrix houdt weinig rekening met de menselijke factor: de gemoedstoestand, de automatische piloot en het valse gevoel van veiligheid dat ontstaat door routine. En net daar legt Brain Based Safety de focus.

Wat gebeurt er net vóór een incident?

Bij incidentanalyses stel ik mezelf steeds opnieuw dezelfde vraag: “Wat gebeurde er vlak vóór het incident?”.
Het antwoord op die vraag vond ik bij een gepatenteerd model van SafeStart, een wereldleider in veiligheidsopleidingen die wereldwijd meer dan vier miljoen mensen trainde op meer dan 10.000 sites.*

Uit hun onderzoek blijkt dat iemand zich in 95 procent van de gevallen op het moment van een incident in minstens één van de volgende vier gemoedstoestanden bevindt¹:

• haast;
• frustratie;
• vermoeidheid;
• zelfoverschatting of ‘complacency’: de handeling voelt zo vertrouwd dat het lijkt alsof er niets meer kan misgaan.

Dit zijn geen persoonlijke fouten, maar diep menselijke toestanden die iedereen herkent. En precies daarom zijn ze zo relevant. Een eenvoudig voorbeeld maakt dat duidelijk. Iemand valt van de trap op het einde van een shift terwijl hij zijn klikschoenen voor de koersfiets al draagt. De klassieke organisatiereflex is vaak: een nieuwe procedure invoeren rond schoeisel op trappen.

Wanneer je kijkt naar wat er werkelijk speelde, zie je hoe makkelijk organisaties de essentie missen. De medewerker was namelijk moe na een lange werkdag en gehaast om naar huis te gaan. Hij nam een trap die hij al duizenden keren had gebruikt. Zijn aandacht zat al ergens anders. Hij had zijn helm en rugzak in de handen waardoor hij de leuning niet kon vastnemen.

Meer nog: een overdaad aan regels kan frustratie verhogen en net dat verhoogt opnieuw het risico.

Wat wél helpt, is het gesprek aangaan met de medewerker. Niet om te achterhalen wie er fout zat, maar om samen te begrijpen wat er op dat moment speelde. Was hij moe? Gehaast? Had hij zijn handen vol en zijn hoofd al thuis? Wanneer iemand dat patroon leert herkennen- in een veilig gesprek, zonder oordeel – begint er iets te verschuiven. Niet omdat er een nieuwe regel is, maar omdat hij zelf begrijpt wat het risico vergrootte. En de volgende keer dat hij die trap neemt met zijn rugzak in de handen en zijn gedachten al bij de fiets, pauzeert hij misschien even. Niet omdat het moet. Maar omdat hij zelf bewuster is.

Dat is de kern van Brain Based Safety: geen extra laag controle, maar meer bewustzijn en een gemeenschappelijke taal om open over die menselijke toestanden te kunnen spreken.

En zo komen we tot een andere mindsetshift die we moeten maken.

Niemand wil zichzelf pijn doen

Niemand veroorzaakt bewust een ongeval. Niemand wil zichzelf pijn doen.

Dat klinkt vanzelfsprekend, maar toch schuilt in veel veiligheidsculturen nog steeds een impliciete reflex van schuld en verwijt. “Hoe kon je nu zo stom zijn?” Dat wordt misschien niet letterlijk uitgesproken, maar medewerkers voelen het wel in de blik, de zucht of de ondertoon van een rapportage.

Neurowetenschappelijk gezien is dat problematisch. Het menselijk brein functioneert het grootste deel van de tijd op automatische piloot. Dat is geen fout van het systeem, maar net een efficiëntiemechanisme. Het brein automatiseert routines om cognitieve energie te besparen. De meeste dagelijkse handelingen gebeuren dus zonder volledige bewuste aandacht. Mensen nemen de trap terwijl hun gedachten al bij de volgende taak zitten. Ze rijden naar huis zonder zich later de volledige route te herinneren.

Wanneer organisaties incidenten benaderen vanuit schuld, ontstaat bovendien een ander probleem: onderrapportering. Mensen melden minder wanneer ze voelen dat een melding leidt tot schaamte of afrekening. En precies daardoor verliest een organisatie de informatie die nodig is om te leren.

Veiligheid persoonlijk maken

Een van de krachtigste verschuivingen ontstaat wanneer veiligheid persoonlijk wordt. Tijdens workshops stel ik vaak een eenvoudige vraag: “Waar gebeuren de meeste ongevallen: op het werk, thuis of onderweg?”. Het antwoord verrast zelden. De meeste ongevallen gebeuren thuis.
Mensen vallen van een ladder terwijl ze de dakgoot reinigen of snijden zich tijdens het koken. Toch spreken we meestal uitsluitend over ‘veiligheid op het werk’, alsof je plots een ander brein hebt zodra je de bedrijfspoort verlaat. Maar het brein werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week.

Het gaat dus niet over veiligheid op het werk. Het gaat over veiligheid, punt.

Zodra het gesprek over veiligheid verschuift naar de thuisomgeving, verandert de betrokkenheid. Veiligheid wordt plots persoonlijk. Medewerkers voelen sneller het persoonlijk voordeel van veilig gedrag. Het is niet meer een verplichting van de werkgever, maar iets wat henzelf aangaat.

Daarom zijn informele gesprekken over veiligheid zo belangrijk. Niet alleen toolboxmeetings of procedures, maar echte gesprekken over bijna-ongevallen, frustraties, vermoeidheid of situaties die iemand thuis heeft meegemaakt.

Het verhaal van een collega die iets herkenbaars vertelt, raakt vaak meer dan eender welke procedure. Mensen herkennen zichzelf erin: “Dat doe ik eigenlijk ook”. En precies daar ontstaat bewustwording.

Eigenaarschap begint bij herkenning

Mensen denken bij risico’s spontaan aan machines, installaties of gevaarlijke situaties. Maar de moeilijkere vraag is: welke gemoedstoestand brengt jou het vaakst in gevaar?

Voor mij persoonlijk is dat haast. Ik betrap mezelf er soms op dat ik mezelf onnodig opjaag. Ik race tegen de aankomsttijd van mijn gps. Maar net doordat ik dat patroon herken, kan ik vandaag sneller schakelen en bewust bijsturen. Dat lijkt eenvoudig, maar precies daar ontstaat eigenaarschap.

Wanneer leidinggevenden ook hun eigen fouten en bijna-ongevallen durven delen, verandert de dynamiek binnen een team volledig. Veiligheid wordt dan geen systeem van controle meer, maar een menselijk gesprek. En dat vraagt kwetsbaarheid.

Wie als leidinggevende durft toegeven dat ook hij die ‘domme fouten’ maakt, creëert psychologische veiligheid. En psychologische veiligheid is de basis voor openheid, meldingsbereidheid en een echte veiligheidscultuur.

Besluit: veiligheid is een mensverhaal

Brain Based Safety is dus een fundamenteel andere manier om naar veiligheid te kijken. Het vraagt een verschuiving van schuld naar begripvol kijken naar de mens achter de werknemer. Het vergt een gemeenschappelijke taal die een laagdrempelig gesprek mogelijk maakt en mensen verbindt.

Maar boven alles vraagt het kwetsbaarheid. Van leidinggevenden die durven toegeven dat ook zij menselijk zijn. Van organisaties die bereid zijn verder te kijken en veiligheid opnieuw menselijk te maken.

Veiligheid is een mensverhaal. Altijd al geweest. Misschien wordt het tijd dat onze veiligheidsaanpak dat ook weerspiegelt.

Eens praten? Bel me op 0485 20 30 09. Liever mailen? margot@leadyourmind.net of boek hier meteen een online verkennend gesprek.

Lees hier meer over het SafeStart traject.

* Larry Wilson; SafeStart: The Critical Error Reduction Technique. Meer informatie via https://global.safestart.com/.